چگونه هزینه های کسب و کار خود را مدیریت کنیم؟

همانطور که می دانید، راه‌اندازی یک کسب و کار می‌تواند پرهزینه باشد. همه کسب و کارهای بزرگ برای راه‌اندازی به پشتوانه مالی قابل توجهی برای مقابله با هزینه‌ها نیاز دارند. در این بین کسب و کارهای خرد و مستقل نیز بودجه محدودی داشته و ممکن است پیشرفت آن‌ها با چالش‌هایی همراه باشد. اما می‌توان با استفاده از برخی تکنیک‌های موثر مدیریت هزینه را به آسانی انجام داده و حتی مشاغل کوچک را نیز در یک وضعیت اقتصادی سخت، همچنان سرپا نگه داشت. احتمالا شما نیز با چالش‌های مربوط به کنترل هزینه مواجه بوده‌اید و به دنبال روش‌های مدیریت هزینه در کسب و کار خود هستید. به همین دلیل، در این مطلب از تکنوسان مگ قصد داریم به مدیریت هزینه کسب و کار و راهکارهای کاهش هزینه‌های شرکت بپردازیم. با ما همراه باشید.

منظور از کاهش هزینه در کسب و کار چیست؟

مجموعه‌ای از استراتژی‌ها و اقدامات اساسی وجود دارند که می‌توانند برای بهینه‌سازی منابع مالی، انسانی و مادی در یک کسب و کار مورد استفاده قرار بگیرند. این تکنیک ها باعث کاهش هزینه‌های غیر ضروری شده و در مقابل، سودآوری و بهره‌وری را بیشتر خواهند کرد. در صورتی‌که از این استراتژی‌ها استفاده کنید، کسب و کار شما در شرایط رقابتی و اقتصادی سخت عملکرد موثری داشته و منابع نیز به بهترین شکل مدیریت خواهند شد. 

در حال حاضر مدیریت هزینه‌ها در سازمآن‌ها و کسب و کارهای مختلف یکی از چالش‌های بزرگ صاحبان آن‌ها است. شما به راحتی می‌توانید از طریق بررسی دقیق هزینه‌ها از قبیل مواد اولیه، هزینه‌های عملیاتی و مدیریتی و نیروی کار، هزینه‌های کلی را در کسب و کار خود کاهش دهید. هدف از انجام این کار نیز بهبود سودآوری و افزایش بهره‌وری است. اما چگونه می‌توان فرآیندهای مربوط به هزینه را اصلاح کرده و استفاده بهینه‌تری از منابع موجود داشت؟ 

روش های مدیریت هزینه کسب و کار کدامند؟

در دنیای پر رقابت امروز مدیریت هزینه‌ها به عنوان عامل کلیدی موفقیت در کسب و کار شناخته می‌شود. با استفاده از کاهش هزینه‌ها می‌توانید ضمن حفظ رقابتی بودن، انعطاف پذیری بیشتری در برابر چالش‌های اقتصادی داشته باشید. در ادامه به برخی راهکارهای موثر روی کاهش هزینه‌ها، بودجه بندی دقیق و روش‌های مدیریت مالی اشاره شده است. 

بودجه بندی دقیق در کسب و کار 

قدم اول برای مدیریت هزینه کسب و کار، استفاده از بودجه‌بندی و تعیین اهداف است. اگر هدف خود را به صورت قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و مشخص تعیین کنید می‌توانید درآمدهای خود را برای رسیدن به اهداف به کار بگیرید.  در این بین برآورد هزینه‌ها برای دوره مورد نظر بسیار اهمیت دارد. پس از شناسایی درآمدها و هزینه‌ها باید منابع مالی را بین فعالیت‌های مختلف در کسب و کار تقسیم بندی کنید. 

بررسی دقیق هزینه ها و مدیریت هزینه کسب و کار

قدم دوم برای کاهش هزینه‌ها، شناسایی دقیق و تجزیه و تحلیل آن‌ها است. در صورتی‌که هزینه‌های خود را بهتر شناخته و آن‌ها را اندازه‌گیری کنید می‌توانید تصمیم‌گیری بهتری روی منابع مالی داشته باشید. برای این کار می‌توانید ابتدا داده‌های مربوط به هزینه‌ها را از طرق مختلف جمع آوری کرده، سپس آن‌ها را طبقه بندی کنید. نتایج حاصل از بررسی به شما کمک می‌کند تا فرصت‌های مناسب برای کاهش آن‌ها را شناسایی و تصمیمات بهتری بگیرید. در این راه می‌توانید برای حذف و هزینه‌های غیر ضروری نیز اقدام کنید.

چرا مدیریت هزینه‌ها در یک کسب و کار اهمیت دارد؟

به طور خلاصه می‌توان گفت کاهش دادن هزینه‌ها به عنوان یک امر حیاتی بدون آگاهی، ممکن است باعث هدر دادن منابع مالی شده و احتمال شکست کسب و کار را بیشتر کند. در صورتی‌که به تازگی شرکت یا فروشگاه خود را راه اندازی کرده‌اید، باید این نکته را در نظر بگیرید که داشتن دانش کافی برای مدیریت هزینه‌ها می‌تواند راه رسیدن به سود بیشتر را برای شما هموار کند. دلیل اصلی کاهش هزینه‌ها نیز افزایش سود خالص است.

 هزینه‌های غیر ضروری که شناسایی نشده‌اند می‌توانند باعث حذف توان رقابتی و کاهش سود شوند. از طرفی، برای اینکه بتوانید در بازار رقابتی دوام بیاورید باید مدیریت هزینه کسب و کار را یاد بگیرید. زیرا این کار باعث عرضه محصولات و خدمات با قیمت پایین‌تر و جذب مشتریان بیشتر می‌شود. در بحرآن‌های اقتصادی نیز کاهش هزینه باعث انعطاف پذیری بیشتر در برابر شرایط دشوار خواهد شد.

مهم‌ترین تکنیک‌ها برای مدیریت هزینه کسب و کار

اکنون که اهمیت کاهش هزینه‌ها را دانستید می‌توانید از راهکارها و تکنیک‌های زیر برای کاهش این هزینه‌ها در فروشگاه یا شرکت خود استفاده کنید. 

دیجیتالی سازی و استفاده از فناوری

 یکی از راهکارهای مهم در کاهش هزینه، استفاده از فناوری‌های مدرن است. ابزارهایی مانند نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و تحلیل داده به شما کمک می‌کنند تا زمان و منابع کمتری مصرف کرده و در نهایت بازدهی بیشتر شود. 

سپردن بخشی از کارها به شرکت‌های دیگر

یکی از تکنیک‌های مدیریت هزینه، برون سپاری است؛ به جای اینکه تمامی فعالیت‌ها را در داخل مجموعه خود انجام دهید می‌توانید بخشی از آن‌ها را به دیگر شرکت‌ها بسپارید. 

مدیریت بهتر منابع انسانی 

برخی راهکارها در مورد منابع انسانی مانند استفاده از نیروی کار پاره وقت، استفاده از دورکاری برای کاهش هزینه‌ها و آموزش و بهبود مهارت‌ها می‌توانند هزینه‌های مربوط به کارکنان را کاهش دهند و به نوعی بودجه بندی و مدیریت هزینه محسوب می‌شوند.

کنترل بهتر موجودی 

راهکار دیگر، استفاده از سیستم‌های مدیریت موجودی است. با استفاده از سیستم‌های مدیریت موجودی می‌توانید مقدار موجودی در انبار را بررسی کرده، برنامه‌ریزی مناسبی برای آینده داشته باشید. 

استفاده از بازاریابی‌های کم هزینه

 استفاده از رسانه‌های اجتماعی، سئو و بازاریابی ایمیلی، برای جذب مشتریان با هزینه کمتر ضروری است. با این روش ها می‌توان هزینه های بازاریابی را کاهش داد. 

راهکارهای موثر دیگر برای کشف و مدیریت هزینه های پنهان

کشف و مدیریت هزینه های پنهان موردی است که باید حتما در کسب و کار خود به آن بپردازید. در زیر روش های کشف و مدیریت هزینه های پنهان را بررسی می کنیم.

1. بهینه‌سازی حمل و نقل: با استفاده از بررسی روش‌های حمل و نقل می‌توان برخی هزینه‌های مربوط به لجستیک را کاهش داد. 
2. مدیریت ارتباط با مشتری: سیستم‌های مدیریت ارتباط مانند crm باعث بهبود ارتباط با مشتریان شده و هزینه‌های مربوط به بازاریابی را کمتر می‌کند. 
3. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری: نرم‌افزارهای حسابداری باعث افزایش سرعت و دقت در حساب‌ها شده و در مدیریت هزینه کسب و کار نیز به شما کمک می‌کنند. همچنین این نرم‌افزارها اشتباهات انسانی را کاهش خواهند داد.
4. استفاده از تجهیزات دست دوم: برخی ابزارها مانند پرینتر، کامپیوتر، ابزارآلات و حتی میز و صندلی را می‌توانید از نوع دست دوم تهیه کنید. البته انتخاب و خرید آن نیز باید آگاهانه انجام شود. 
5. استفاده از خدمات در ازای خدمات: می‌توانید به جای پرداخت نقدی به برخی شرکت‌های همکار و یا تامین‌کننده مواد اولیه، به آن‌ها پیشنهاد دهید تا خدمات شما را مورد استفاده قرار داده و پول دریافت نکنند.
6. خرید عمده: خرید عمده اقلام و موجودی‌ها به خصوص از کسانی که قیمت مناسبی را ارائه می‌کنند باعث صرفه‌جویی خواهد شد. بنابراین با بررسی تامین کنندگان مختلف و کیفیت آن‌ها می‌توانید اقلام یا خدمات مورد نیاز خود را از به صرفه‌ترین گزینه خریداری کنید. 
7. استفاده از اسپانسر مالی: می‌توانید از برندهای همکار و یا دیگر شرکت‌ها بخواهید تا اسپانسر مالی شما شده و در عوض تبلیغ سازمان در سایت یا صفحات شبکه‌های مجازی شما، هزینه بخش از کارهای شما را بر عهده بگیرند.

مدیریت هزینه کسب و کار؛ راهکار مناسب برای پایدار ماندن مشاغل

بخش مهم در اداره کسب و کار، مدیریت هزینه است؛ به خصوص زمانی که یک کسب و کار کوچک را اداره می‌کنید این اقدام می‌تواند یکی از مهم‌ترین و پیچیده‌ترین بخش محسوب شود. در حال حاضر بسیاری از مشاغل تنها از طریق مدیریت بهتر هزینه، تلاش برای بازیابی و فروش محصولات زنده خواهند ماند. بنابراین برای پیشرفت شغل خود حتماً باید هزینه را به صورت برنامه‌ریزی شده و تحت کنترل و به عنوان یک مرحله خودکار در نظر بگیرید. همیشه توجه داشته باشید که برنامه‌ریزی مالی نادرست بدون مدیریت هزینه کسب و کار، باعث ایجاد مشکلات مالی در آینده شده و در نهایت کاهش سودآوری را به همراه دارد. 

حرف آخر

نادیده گرفتن هزینه‌ها به خصوص آن‌هایی که به چشم نمی‌آیند می‌توانند به عنوان یک عامل غیر قابل کنترل، کسب و کار شما را به خطر بیندازند. بنابراین با شناسایی دقیق هزینه‌ها و برآورد صحیح و رصد مداوم می‌توانید از ورشکستگی و بروز مشکلات مالی در آینده جلوگیری کنید. در حال حاضر کنترل هزینه‌های کسب و کار به یک استراتژی مهم تبدیل شده و نیاز به توجه مستمر و نگاه دقیق دارد. اگر تکنیک‌های دیگری برای مدیریت هزینه به ذهن شما می‌رسد می‌توانید در بخش نظرات بیان کرده و به دیگر کاربران در استفاده بهتر از منابع کمک کنید.