ساخت ایمیل سازمانی؛ چرا هر کسب و کار به یک ایمیل حرفه ای نیاز دارد؟

احتمالا شما هم تابحال اسم ایمیل سازمانی را شنیده اید و یا هنگام برقراری ارتباط با کسب و کار های رسمی، با ایمیل های متفاوت آن ها روبرو شده اید. سوال بسیاری از کاربران این است که منظور از ساخت ایمیل سازمانی چیست و این ایمیل چگونه بر کسب و کار ما تاثیر می گذارد؟ فرقی نمی کند که شرکت شما در چه مقیاسی فعالیت می کند؛ در هر صورت، استفاده از یک ایمیل حرفه ای برای هر مجموعه ای ضروری است. بهره گیری از ایمیل تجاری یا سازمانی به برند شما جلوه ای حرفه ای تر، معتبرتر و قانونی تر می بخشد. در این مطلب از تکنوسان مگ، بررسی خواهیم کرد که ایمیل سازمانی چیست و چگونه می توان آن را راه اندازی کرد. با ما همراه باشید.

ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل شرکتی نوعی ایمیل اختصاصی است که به جای استفاده از دامنه های عمومی مانند Gmail، از نام دامنه کسب و کار شما (yourbusiness.com) استفاده می کند. برای مثال، به جای name@gmail.com، آدرس ایمیل شما به شکلname@yourbusiness.com خواهد بود. هر شرکتی که از ایمیل برای ارتباطات خود بهره می برد، لازم است یک ایمیل سازمانی داشته باشد تا تصویر حرفه ای تری ارائه دهد و اعتماد مشتریان را جلب کند.

علاوه بر این، ساخت ایمیل سازمانی باعث می شود مشتریان به راحتی آدرس ایمیل شما را به خاطر بسپارند که در نتیجه به تقویت هویت برند و افزایش اعتبار آن کمک می کند.

اما چرا داشتن یک ایمیل شرکتی یا سازمانی اهمیت دارد و کسب و کارها باید از آن استفاده کنند؟ در ادامه، ویژگی های و اهمیت این نوع ایمیل را بررسی خواهیم کرد.

ویژگی های ایمیل سازمانی

برخی از مهم ترین ویژگی های ساخت ایمیل سازمانی ارائه شده است:

۱. افزایش حرفه ای بودن و اعتبار کسب و کار

ایمیل های سازمانی که بر اساس دامنه اختصاصی شرکت ساخته می شوند، به جای استفاده از سرویس های رایگان مانند Gmail یا Yahoo، تصویر حرفه ای تری از برند شما به مشتریان و همکاران ارائه می دهند. این موضوع موجب می شود کسب و کار شما قابل اعتمادتر به نظر برسد و جدیت بیشتری در نگاه دیگران داشته باشد.

۲. امنیت بالا و محافظت از اطلاعات

ایمیل های تجاری از سطح امنیتی بالاتری برخوردارند. سرویس هایی مانند Google Workspace و Microsoft 365 امکاناتی نظیر رمزگذاری ایمیل، احراز هویت دو مرحله ای و فیلترهای پیشرفته امنیتی را ارائه می دهند. این ویژگی ها به حفظ اطلاعات حساس و جلوگیری از دسترسی های غیرمجاز کمک می کنند.

۳. مدیریت آسان تر ایمیل ها

داشتن یک ایمیل سازمانی امکان مدیریت بهتر پیام ها را فراهم می کند. قابلیت هایی مانند دسته بندی ایمیل ها، تنظیم فیلترهای پیشرفته و ایجاد لیست های توزیع به سازمان دهی بهتر مکاتبات کمک می کند. این موضوع باعث می شود ارتباطات داخلی و خارجی شما موثرتر و پاسخگویی به ایمیل ها سریع تر انجام شود.

۴. کنترل بیشتر و حفظ حریم خصوصی

با استفاده از ایمیل تجاری، شما کنترل کاملی بر روی داده ها و اطلاعات شرکت خود خواهید داشت. امکان تعیین سطح دسترسی برای اعضای مختلف تیم، از سوءاستفاده های احتمالی جلوگیری می کند و امنیت اطلاعات را افزایش می دهد.

۵. پشتیبانی از ابزارهای جانبی و بهره وری بیشتر

اغلب سرویس های ایمیل سازمانی امکانات جانبی متعددی را ارائه می دهند. ابزارهایی مانند تقویم های هوشمند، فضای ذخیره سازی ابری و سرویس های ارتباطی درون سازمانی، به تیم ها کمک می کنند تا به صورت هماهنگ تر و کارآمدتر فعالیت کنند.

۶. یکپارچه سازی با سایر سیستم های سازمانی

ایمیل های سازمانی به راحتی با سایر نرم افزارهای مورد استفاده در شرکت، مانند سیستم های مدیریت پروژه، CRM و ابزارهای دیگر، هماهنگ می شوند. این یکپارچگی باعث افزایش بهره وری و سهولت در مدیریت فرآیندهای کاری می شود.

آموزش ساخت ایمیل شرکتی

ساخت ایمیل سازمانی فرایندی ساده اما ضروری است که به کسب وکار شما کمک می کند ارتباطات حرفه ای تر و ایمن تری داشته باشد. در ادامه به آموزش ساخت ایمیل سازمانی می پردازیم:

۱. انتخاب و ثبت دامنه مناسب

اولین مرحله برای ایجاد یک ایمیل سازمانی، انتخاب دامنه ای مرتبط با نام شرکت یا برند شما است. دامنه ای که انتخاب می کنید باید حرفه ای و متناسب با فعالیت شما باشد. برای خرید دامنه می توانید از وب سایت های معتبری مانند GoDaddy، Namecheap یا Google Domains استفاده کنید.

۲. انتخاب ارائه دهنده سرویس ایمیل سازمانی

پس از ثبت دامنه، نیاز به یک سرویس دهنده ایمیل سازمانی دارید. چند مورد از محبوب ترین گزینه ها عبارتند از:

• Google Workspace (G Suite): یک سرویس جامع از گوگل که شامل ایمیل سازمانی، تقویم، فضای ابری و سایر ابزارهای کاربردی است.
• Microsoft 365: بسته ای از خدمات مایکروسافت که ایمیل سازمانی را از طریق Outlook ارائه می دهد.
• Zoho Mail: گزینه ای مقرون به صرفه با امکانات متنوع برای کسب وکارهای کوچک

۳. اتصال دامنه به سرویس ایمیل

برای ساخت ایمیل سازمانی، بعد از انتخاب سرویس ایمیل، باید دامنه خود را به آن متصل کنید. این کار از طریق تنظیمات DNS انجام می شود. برای این کار:

• وارد حساب کاربری سرویس ایمیل شوید.
• دامنه خود را به سیستم اضافه کنید.
• تنظیمات DNS را مطابق دستورالعمل های ارائه دهنده ایمیل در پنل مدیریت دامنه وارد کنید.
• منتظر بمانید تا تغییرات اعمال شوند (ممکن است چند ساعت طول بکشد).

۴. ایجاد حساب های ایمیل سازمانی

پس از تنظیم دامنه، نوبت به ایجاد ایمیل های سازمانی برای کارمندان یا بخش های مختلف شرکت می رسد. برای این کار:

• در پنل مدیریت سرویس ایمیل، گزینه "ایجاد حساب جدید" را انتخاب کنید.
• نام کاربری و آدرس ایمیل هر فرد را مشخص کنید.
• رمز عبور قوی برای هر حساب تعیین کنید تا امنیت حساب ها حفظ شود.

۵. تنظیمات امنیتی و افزایش حفاظت از ایمیل ها

برای جلوگیری از تهدیدات امنیتی و سوءاستفاده از ایمیل های سازمانی، رعایت برخی نکات در ساخت ایمیل سازمانی ضروری است:

• فعال سازی احراز هویت دو مرحله ای (2FA):این ویژگی امنیت را افزایش داده و دسترسی غیرمجاز را کاهش می دهد.
• استفاده از فیلترهای ضد اسپم: برای جلوگیری از دریافت ایمیل های ناخواسته و مشکوک.
• پیکربندی SPF، DKIM و DMARC: این تنظیمات به کاهش جعل هویت ایمیل و افزایش امنیت مکاتبات کمک می کند.

۶. طراحی و تنظیم امضای ایمیل

داشتن امضای ایمیل استاندارد، باعث افزایش اعتبار و حرفه ای تر به نظر رسیدن مکاتبات شما می شود. در تنظیم امضا، اطلاعاتی مانند نام، سمت، لوگوی شرکت و راه های ارتباطی را درج کنید.

۷. آموزش کاربران و تنظیم دسترسی بر روی دستگاه ها

پس از ساخت ایمیل سازمانی، باید کارکنان با نحوه استفاده از آن آشنا شوند. مواردی مانند:

• نحوه ورود به ایمیل از طریق مرورگر یا اپلیکیشن موبایل
• ارسال و دریافت پیام ها
• استفاده از ویژگی های امنیتی و فیلترهای ایمیل

۸. پشتیبان گیری و ذخیره اطلاعات ایمیل ها

برای جلوگیری از از بین رفتن داده های مهم، بهتر است از ایمیل های سازمانی به صورت دوره ای نسخه پشتیبان تهیه کنید. بیشتر سرویس های ایمیل گزینه هایی برای ذخیره سازی و بازیابی خودکار ایمیل ها ارائه می دهند.

۹. پایش و نظارت بر فعالیت های ایمیلی

پس از راه اندازی سیستم ایمیل سازمانی، مدیران می توانند با استفاده از ابزارهای مانیتورینگ، فعالیت های ایمیل را بررسی کرده و از رعایت استانداردهای امنیتی اطمینان حاصل کنند. این کار به جلوگیری از سوءاستفاده و افزایش بهره وری کمک می کند.

۱۰. به روزرسانی و ارتقای سرویس ایمیل

برای اطمینان از عملکرد مطلوب و امنیت سیستم ایمیل سازمانی، لازم است که سرویس های ایمیل و ابزارهای مرتبط به طور منظم به روزرسانی شوند. همچنین، در صورت گسترش شرکت، ممکن است نیاز به ارتقای پلن ایمیل یا افزودن حساب های جدید باشد.

سوالات متداول

• کدام سرویس های ایمیل برای ایجاد ایمیل سازمانی مناسب تر هستند؟

  سرویس هایی مانند Google Workspace (G Suite)، Microsoft 365 و Zoho Mail گزینه های محبوبی هستند که امنیت بالا، ابزارهای جانبی و پشتیبانی قوی ارائه می دهند.

• آیا امکان ساخت ایمیل سازمانی بدون خرید دامنه وجود دارد؟

  خیر، برای ایجاد ایمیل سازمانی، داشتن یک دامنه اختصاصی الزامی است.

• چگونه می توان امنیت ایمیل های سازمانی را افزایش داد؟

  برای حفظ امنیت ایمیل سازمانی، فعال سازی احراز هویت دو مرحله ای(2FA)، استفاده از فیلترهای ضد اسپم و تنظیم رکوردهای امنیتی SPF، DKIM و DMARC توصیه می شود.

سخن آخر

ساخت ایمیل سازمانی نه تنها به کسب وکار شما اعتبار و حرفه ای گری بیشتری می بخشد، بلکه امنیت ارتباطات و مدیریت بهتر ایمیل ها را نیز تضمین می کند. با انتخاب یک سرویس مناسب، تنظیمات امنیتی قوی و آموزش صحیح کارکنان، می توانید از حداکثر مزایای ایمیل سازمانی بهره ببرید. این ابزار به شما کمک می کند ارتباطات داخلی و خارجی خود را بهبود ببخشید و برندتان را در نظر مشتریان متمایز کنید. در نهایت، به روزرسانی مداوم و نظارت بر سیستم ایمیل، امنیت و عملکرد آن را در طول زمان حفظ خواهد کرد. شما از چه سرویسی برای ساخت این ایمیل ها استفاده می کنید؟ نظرات خود را با ما در میان بگذارید.