دستگاه فکس چیست و چگونه کار می‌ کند؟

با وجود گسترش ایمیل، پیام رسان ها و سرویس های ابری، دستگاه فکس همچنان در بسیاری از سازمان ها، شرکت ها، مراکز درمانی و دفاتر حقوقی مورد استفاده قرار می گیرد. این فناوری با اسکن اسناد و ارسال آن ها از طریق خطوط تلفن یا اینترنت، امکان انتقال سریع و قابل اعتماد مدارک را فراهم می کند و به همین دلیل هنوز در برخی فرآیندهای اداری جایگاه خود را حفظ کرده است. اما دستگاه فکس چیست چگونه کار می کند؟ این فناوری چه انواعی دارد و چرا با وجود ابزارهای ارتباطی مدرن، هنوز به طور کامل کنار گذاشته نشده است؟ در این مقاله از تکنوسان مگ، به این پرسش ها پاسخ می دهیم و با نحوه عملکرد، انواع و کاربردهای دستگاه فکس بیشتر آشنا می شویم.

دستگاه فکس چیست؟

فکس، فناوری انتقال اسناد چاپی از یک مکان به مکان دیگر است که از طریق خطوط تلفن یا اینترنت انجام می شود. در این فرآیند، دستگاه فکس ابتدا سند را اسکن کرده و آن را به سیگنال های الکترونیکی تبدیل می کند. سپس این اطلاعات برای دستگاه گیرنده ارسال می شوند تا نسخه ای مشابه سند اصلی روی کاغذ چاپ شود. در زبان فارسی، واژه های نمابر و دورنگار معادل فکس هستند. نمابر به بازتولید تصویر سند اشاره دارد و دورنگار نیز به انتقال آن در فاصله های دور اشاره می کند. هر سه اصطلاح به یک فناوری واحد اشاره دارند و تفاوتی در عملکرد آن ها وجود ندارد.

تلفکس چیست و چه تفاوتی با فکس دارد؟

تلفکس واژه ای است که از ترکیب تلفن و فکس به وجود آمده و در گذشته برای اشاره به دستگاه های فکس مورد استفاده قرار می گرفت. دلیل استفاده از این اصطلاح، انتقال اسناد از طریق خطوط تلفن بود. امروزه تفاوتی میان تلفکس و فکس وجود ندارد و هر دو به یک فناوری اشاره می کنند. با این حال، واژه فکس به عنوان اصطلاح رایج و استاندارد شناخته می شود و تلفکس بیشتر در متون قدیمی یا برخی محیط های اداری دیده می شود.

دستگاه فکس چگونه کار می کند؟

دستگاه فکس با اسکن سند، تبدیل آن به اطلاعات دیجیتال و ارسال این اطلاعات از طریق خط تلفن یا اینترنت، امکان انتقال سریع اسناد را فراهم می کند. پس از دریافت اطلاعات، دستگاه مقصد نسخه ای مشابه سند اصلی را چاپ می کند. اگرچه این فرآیند در ظاهر ساده به نظر می رسد، اما از چند مرحله مختلف تشکیل شده است؛ اولین مرحله در نحوه کار دستگاه فکس، اسکن سند است. دستگاه، متن یا تصویر را به صورت خط به خط اسکن کرده و آن را به داده های دیجیتال تبدیل می کند. سپس این داده ها فشرده می شوند تا حجم اطلاعات کاهش یافته و سند با سرعت بیشتری ارسال شود. در پایان این مرحله، یک نسخه دیجیتال از سند اصلی آماده انتقال خواهد بود. پس از آماده شدن فایل دیجیتال، دستگاه فکس اطلاعات را از طریق خط تلفن یا اینترنت به دستگاه مقصد ارسال می کند.

در فکس های سنتی، انتقال داده از طریق خطوط تلفن انجام می شود، اما در مدل های جدید امکان ارسال اسناد از طریق اینترنت نیز وجود دارد. پیش از شروع انتقال، دو دستگاه با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند تا سرعت و روش ارسال اطلاعات هماهنگ شود و فرآیند بدون خطا انجام گیرد. پس از دریافت اطلاعات، دستگاه مقصد داده های ارسالی را پردازش کرده و تصویر اصلی سند را بازسازی می کند. سپس این تصویر با استفاده از فناوری چاپ دستگاه، روی کاغذ چاپ می شود. بسته به نوع دستگاه، چاپ می تواند به کمک کاغذ حرارتی، جوهرافشان یا فناوری لیزری انجام شود. در نهایت، گیرنده نسخه ای از سند را دریافت می کند که از نظر محتوا با نسخه اصلی یکسان است.

انواع دستگاه فکس

دستگاه های فکس با توجه به فناوری چاپ، نحوه انتقال اطلاعات و نیاز کاربران در مدل های مختلفی تولید شده اند. اگرچه وظیفه اصلی تمام آن ها ارسال و دریافت اسناد است، اما از نظر کیفیت چاپ، سرعت، هزینه نگهداری و امکانات تفاوت هایی با یکدیگر دارند. شناخت انواع دستگاه فکس به کاربران کمک می کند تا متناسب با حجم کاری و نیاز سازمان یا کسب و کار خود، گزینه مناسب تری را انتخاب کنند. رایج ترین نوع این دستگاه فکس لیزری است. فکس لیزری از تونر و فناوری لیزر برای چاپ استفاده می کند و سرعت و کیفیت بالاتری نسبت به سایر مدل ها دارد. این دستگاه ها برای شرکت ها، بانک ها و سازمان هایی که روزانه تعداد زیادی سند ارسال یا دریافت می کنند، انتخاب مناسبی هستند. همچنین هزینه چاپ هر صفحه در حجم کاری بالا مقرون به صرفه تر است.

فکس جوهرافشان از دیگر انواع فکس است؛ این نوع فکس با استفاده از کارتریج جوهر، اسناد را روی کاغذ معمولی چاپ می کند. کیفیت چاپ این دستگاه ها مناسب است و برای دفاتر کوچک یا کسب و کارهایی که حجم چاپ بالایی ندارند، گزینه مناسبی محسوب می شوند. البته کارتریج آن ها نیاز به تعویض یا شارژ دوره ای دارد. فکس حرارتی یکی از قدیمی ترین انواع فکس است که از کاغذ مخصوص حرارتی برای چاپ اسناد استفاده می کند و به کارتریج یا تونر نیازی ندارد. این دستگاه ها ساختار ساده ای دارند و در گذشته بسیار پرکاربرد بودند، اما به دلیل کم رنگ شدن نوشته ها در طول زمان و نیاز به کاغذ مخصوص، امروزه کمتر مورد استفاده قرار می گیرند.

استانداردهای گروهی (گروه های 1 تا 4)

برای اینکه دستگاه های فکس ساخت شرکت های مختلف بتوانند بدون مشکل با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، استانداردهایی با عنوان Group تعریف شده است. وجود این استانداردها باعث می شود دستگاه های فکس مختلف بتوانند اسناد را بدون مشکل برای یکدیگر ارسال و دریافت کنند. در ادامه به معرفی این استانداردها خواهیم پرداخت:

• Group 1: نخستین استاندارد فکس که ارسال هر صفحه در آن حدود 6 دقیقه زمان می برد.
• Group 2: نسخه بهبودیافته Group 1 که زمان ارسال هر صفحه را به حدود 3 دقیقه کاهش می دهد.
• Group 3: رایج ترین استاندارد دستگاه های فکس که با استفاده از فشرده سازی داده ها، هر صفحه را معمولا در کمتر از یک دقیقه ارسال می کند.
• Group 4: پیشرفته ترین استاندارد فکس که برای خطوط ارتباطی دیجیتال طراحی شده و می تواند اسناد را تنها در چند ثانیه منتقل کند.

فکس اینترنتی چیست؟

اینترنت فکس یا Online Fax فناوری مدرن و کارآمدی است که جایگزین روش های سنتی شده و امکان ارسال و دریافت اسناد را بدون هیچ گونه نیازی به دستگاه فکس فیزیکی یا خطوط تلفن ثابت فراهم می‌ کند؛ به گونه‌ ای که در این روش، کاربران می‌ توانند به‌ سادگی و تنها از طریق بستر اینترنت، اسناد خود را با استفاده از رایانه شخصی یا تلفن همراه جا به‌ جا کنند که این فرایند علاوه بر ایجاد دسترسی آسان و سریع در هر زمان و مکان، مزایای ارزشمند دیگری همچون کاهش چشمگیر هزینه‌ های ارتباطی و مصرف کاغذ و همچنین امکان بایگانی کاملا دیجیتال و امن اطلاعات را به همراه دارد.

چرا با وجود ایمیل، هنوز از فکس استفاده می شود؟

با وجود گسترش ایمیل و ابزارهای ارتباطی آنلاین، فکس همچنان در بسیاری از سازمان ها، مراکز درمانی، بانک ها و دفاتر حقوقی مورد استفاده قرار می گیرد. ارتباط مستقیم میان فرستنده و گیرنده و استفاده از زیرساخت های اختصاصی، از دلایل ادامه استفاده از این فناوری در برخی محیط های کاری است. در بسیاری از فرآیندهای اداری و حقوقی، اسناد ارسال شده از طریق فکس همچنان قابل استناد هستند. همچنین گزارش ارسال و دریافت فکس می تواند به عنوان مدرکی برای ثبت زمان انتقال سند مورد استفاده قرار گیرد. بسیاری از سازمان ها و نهادها همچنان از زیرساخت های قدیمی مبتنی بر فکس استفاده می کنند و تغییر آن ها هزینه و زمان زیادی نیاز دارد. علاوه بر این، برخی مقررات داخلی نیز همچنان استفاده از فکس را الزامی می دانند. فکس این امکان را فراهم می کند که اسناد دارای مهر و امضا بدون تغییر در ظاهر، به سرعت برای گیرنده ارسال شوند. به همین دلیل، این فناوری هنوز در بسیاری از فرآیندهای اداری و سازمانی کاربرد دارد.

راهنمای خرید دستگاه فکس

انتخاب دستگاه فکس مناسب به حجم کاری، نوع استفاده و بودجه شما بستگی دارد. اگر روزانه تعداد کمی سند ارسال و دریافت می کنید، یک مدل ساده می تواند نیازتان را برطرف کند. اما برای شرکت ها و سازمان هایی که حجم کاری بالایی دارند، دستگاه های لیزری با سرعت و ظرفیت بیشتر انتخاب مناسب تری هستند. حجم کاری و نوع استفاده اولین موردی است که پیش از انتخاب دستگاه فکس باید بر اساس میزان ارسال و دریافت اسناد انجام شود. برای استفاده محدود مدل های ساده کافی هستند، اما سازمان ها به دستگاه های سریع تر و حرفه ای تر نیاز دارند. سرعت مودم مشخص می کند که دستگاه با چه سرعتی اسناد را ارسال و دریافت می کند. هرچه سرعت مودم بیشتر باشد، زمان انتقال اسناد کمتر خواهد بود. برای محیط های اداری که حجم ارسال بالایی دارند، این ویژگی اهمیت زیادی دارد.

در کنار سرعت مودم، ظرفیت کاغذ از دیگر مولفه های مهمی است که نشان می دهد سینی دستگاه چه تعداد برگه را در خود جای می دهد. اگر حجم چاپ و دریافت اسناد زیاد باشد، ظرفیت بالاتر باعث می شود نیاز کمتری به شارژ مجدد کاغذ داشته باشید. توجه داشته باشید که نوع چاپ روی کیفیت اسناد، هزینه نگهداری و سرعت چاپ تاثیر مستقیم دارد. فکس های حرارتی قیمت پایین تری دارند، مدل های جوهرافشان کیفیت مناسبی ارائه می دهند و دستگاه های لیزری برای استفاده حرفه ای و حجم کاری بالا بهترین گزینه هستند. حافظه دستگاه مشخص می کند که در صورت اشغال بودن خط یا تمام شدن کاغذ، چه تعداد صفحه در حافظه ذخیره شود. هرچه ظرفیت حافظه بیشتر باشد، احتمال از دست رفتن اسناد کاهش پیدا می کند.