آشنایی با گوگل درایو و کاربرد آن در ذخیره سازی اطلاعات

شاید در بین شما هم افرادی باشند که وقتی نام گوگل درایو را می‌شنوند، نمی‌دانند این سرویس چیست و چه ویژگی‌هایی ارائه می‌دهد. در این مقاله می خواهیم در مورد سرویس گوگل درایو و کاربردهای آن صحبت کنیم. پس تا انتهای این مقاله با تکنوسان مگ همراه باشید.

فضای ذخیره سازی ابری «Cloud Storage» چیست؟

همه ما با روش‌های قدیمی ذخیره سازی اطلاعات دیجیتال مانند فلش مموری، سی دی، حافظه گوشی و‌ هارد آشنا هستیم. اما از زمانی که تکنولوژی پیشرفته‌تر شد و داده‌ها افزایش یافت دیگر نمی‌توان زیاد روی این روش‌ها تکیه کرد. پس پیشگامان فناوری ذخیره‌سازی ابری به فکر توسعه آن افتادند.

در یک تعریف ساده، فضای ذخیره سازی ابری را می‌توان این‌گونه تعریف کرد:‌ ترکیبی از ابررایانه‌های به هم پیوسته که یک سیستم واحد را تشکیل می‌دهند و فضای ذخیره سازی نامحدودی که همیشه از طریق اینترنت قابل دسترسی است را برای کاربران ایجاد می‌کنند.

همه کاربران شبکه و سازمان‌ها می‌توانند از فضای ذخیره سازی ابری خود به طور مستمر استفاده کنند. در حال حاضر بسیاری از خدمات بر اساس این فضای ابری ساخته شده‌اند تا از طریق رایانش ابری به کاربران خدمات ارائه دهند. برای کار با این سرویس‌ها به اینترنت و دستگاه‌هایی مانند تلفن همراه، کامپیوتر و لپ تاب نیاز دارید که به خدمات ابری دسترسی داشته باشید. برخی از محبوب‌ترین سرویس‌های ذخیره سازی ابری برای کاربران عبارت‌اند از:

• iCloud
• GoogleDrive
• Dropbox
• OneDrive

مهم‌ترین ویژگی فضای ذخیره سازی ابری در دسترس بودن، داشتن امنیت بالا به همراه فضای ذخیره سازی نامحدود است. سرویس‌های ابری دارای ویژگی‌های بسیاری هستند از جمله؛ ذخیره سازی داده‌ها، ابزار و نرم‌افزارهای کاربردی، به اشتراک گذاری داده‌ها و … که در اختیار کاربران متعددی قرار می‌گیرد.

گوگل درایو (Google Drive) چیست؟

شاید برای همه ما برای یک بار هم که شده این سوال پیش بیاید که گوگل درایو چیست و چه کاربردی دارد؟ در پاسخ باید این گونه گفت: گوگل درایو نوعی فضای ذخیره سازی ابری است که توسط گوگل ارائه می‌شود و به کاربران اجازه می‌دهد فایل‌ها و اطلاعات ضروری را در فضای ابری ذخیره کنند. تمامی کاربرانی که دارای حساب جیمیل هستند می‌توانند از سرویس گوگل درایو استفاده کنند.

برای استفاده از Google Drive، می‌توانید از دو راه به این سرویس دسترسی داشته باشید: مرحله اول برنامه Google Drive را روی گوشی خود نصب و اجرا کنید؛ البته اپلیکیشن گوگل درایو به صورت پیش فرض بر روی بیشتر گوشی‌های اندرویدی نصب می‌باشد؛ در مرحله دوم به صفحه وب آن وارد شده و پس از ثبت نام از آن استفاده کنید.

بنابراین تنها کاری که باید انجام دهید این است که با استفاده از یکی از دو روش ذکر شده به گوگل درایو متصل شوید و وارد پروفایل جیمیل خود شوید. سپس می‌توانید فایل‌ها و اطلاعات مورد نیاز را در قسمت مربوطه آپلود کرده و این اطلاعات را در فضای ابری ذخیره کنید. از آن زمان به بعد، هر موقع که بخواهید می‌توانید با رفتن به حساب خود (از هر دستگاهی) به این اطلاعات دسترسی پیدا کنید.

با یک مثال ساده، سعی می‌کنیم درک سرویس Google Drive را برای شما آسان‌تر کنیم. مثلاً در بعضی ادارات داشتن کپی شناسنامه و کارت ملی همیشه مشکل ساز است! تصور کنید در جایی ناگهان برای انجام کاری به یک کپی از شناسنامه یا کارت شناسایی خود احتیاج پیدا می‌کنید. در این صورت، اگر اسکن کارت شناسایی یا کارت ملی خود را در گوگل درایو آپلود کرده باشید، به راحتی با کمک تلفن همراه خود وارد حساب کاربری گوگل درایو می‌شوید و به شناسنامه یا کارت ملی خود دسترسی پیدا می‌کنید. حتی می‌توانید از روی آن پرینت هم بگیرید. اما جالب‌ترین چیز این است که گوگل درایو نه تنها برای دانلود فایل‌ها طراحی شده است، بلکه گزینه‌های دیگری را نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

سرویس Google Drive به شما این امکان را می‌دهد تا فایل‌های خاصی به نام گوگل شیت (Google Sheets)، گوگل اسلاید (Google Slides) و گوگل داک (Google Docs) را هم برای کارهای خود ایجاد کنید. این فایل‌ها را می‌توان به عنوان نسخه‌های ساده‌تری از برنامه هایی مانند Microsoft Word، Excel و PowerPoint استفاده کرد. به عنوان مثال، در Google Docs می‌توانید رکوردهای خاصی را ایجاد و ذخیره کنید و در Google Sheet می‌توانید نمودارهایی در Excel ایجاد و آنها را در فضای ابری ذخیره کنید. Google Slide مانند پاورپوینت یک فایل با اسلایدهای مختلف به وجود می‌آورد که می‌توان در گوگل درایور به راحتی آن را ذخیره نمود.

نکته قابل توجه در مورد این فایل‌ها این است که به صورت گروهی و اشتراک گذاری هم می‌توان از آن استفاده کرد. برای مثال، می‌توانید بعد ایجاد یک گوگل شیت و اشتراک گذاری لینک آن با افراد دیگر، در فضای گوگل شیت با یکدیگر فعالیت کنید. در این صورت همه این افراد به فایل موردنظر دسترسی دارند و حتی قادرید هر موقع لازم بود تغییراتی در آن ایجاد کنید. استفاده از این ویژگی در همکاری تیمی برای ایجاد هماهنگی لازم هم سرگرم کننده و هم کاربردی خواهد بود.

بنابراین عملکرد ارائه شده توسط گوگل درایو محدود به آپلود و دانلود فایل‌ها نیست، بلکه گوگل درایو امکان ایجاد فایل‌های خاصی مانند ورد، اکسل و پاورپوینت را نیز فراهم می‌کند که در برخی شرایط می‌تواند بسیار مفید باشد. اما آیا Google Drive محدودیتی دارد؟ چند فایل را می‌توانم در حساب خود ذخیره کنیم؟ آیا محدودیتی برای اطلاعاتی که می‌توانم در فایل‌ها و حساب‌های دیگر آپلود کنم وجود دارد؟ در ادامه به همه این سؤالات پاسخ خواهیم داد.

آیا در گوگل درایور دیگران به اطلاعات شما دسترسی دارند؟

برای استفاده از خدمات ذخیره سازی ابری باید هر کاربر یک حساب (account) کاملاً منحصر به فرد و حساب کاربری اختصاصی داشته باشد. فقط با ارائه جزئیات ذکر شده در حساب، به کاربر امکان دسترسی به فایل‌ها و داده‌های ذخیره شده در آن حساب داده می‌شود.

بنابراین، همه افراد با استفاده از فضای ذخیره سازی ابری نمی‌توانند به اطلاعات یکدیگر دسترسی داشته باشند. دسترسی به اطلاعات هر حساب محدود به کاربر یا کاربرانی است که جزئیات آن حساب را دارند.

در ضمن سرویس‌های ذخیره سازی ابری قابلیت پشتیبانی از اشتراک گذاری فایل با دیگران را هم دارند، در این صورت کاربر می‌تواند بنا به سلیقه و نظر شخصی خود لینکی را از فایل‌های مورد نظر ایجاد کرده و با اشتراک‌گذاری و ارسال باعث دیده شدن صفحه خود شود.

در فایل‌ها برای محافظت از اطلاعات کاربرانی که از خدمات ذخیره سازی ابری استفاده می‌کنند، از یک پلتفرم امنیتی پیچیده استفاده می‌شود که عبور از آن غیرممکن است. پس تصور این که ذخیره اطلاعات در سرویس‌های ابری مانند گوگل درایو امنیت اطلاعات شما را به خطر بیندازد اصلاً اصولی و شدنی نیست. اکثر سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری از سیستم‌عامل‌های رمزگذاری پیشرفته استفاده می‌‌کنند که حتی ماهیت فایل‌های آپلود شده در حساب کاربر قابل ردیابی نیست. از ویژگی‌های امنیتی دیگر آن می‌توان به احراز هویت دو مرحله ای اشاره کرد که توسط بسیاری از سرویس‌های ذخیره سازی ابری مانند Google Drive پشتیبانی می‌شود.

تعرفه خرید فضای اضافه در گوگل درایو

گوگل درایور برای هر کاربر 15 گیگا بایت فضای رایگان به صورت اشتراکی بین سه سرویس جیمیل،  Google Drive و Google Photos معین کرده ولی اگر شخصی نیاز به مقدار بیشتری فضا برای ذخیره سازی داشت باید هزینه ای پرداخت کند.

هنگامی که تصمیم به ارتقای فضای ذخیره سازی حساب خود کردید، به بخش مدیریت حافظه در پنل کاربری Google Drive بروید و برای دسترسی به صفحه جدید روی «ارتقای فضای ذخیره‌سازی» کلیک کنید. گوگل چندین گزینه خرید ارائه می‌دهد که حداقل آن 100 گیگابایت با هزینه 79.2 دلار کانادا، در ماه است. شما همچنین می‌توانید برای فضاهای بیشتر گزینه‌های دیگر را انتخاب کنید.

این کار حساب شما را از یک عضو معمولی به Google One ارتقا می‌دهد و ویژگی‌های دیگری را در اختیار تان می‌گذارد؛ که یکی از آنها فرصتی برای ارتباط با کارشناسان Google است.

هم اکنون، حداکثر فضایی که کاربر می‌تواند خریداری کند 30‌ ترابایت در ماه است. اگر حساب بانکی بین‌المللی برای خرید فضای گوگل درایو ندارید، می‌‌توانید از کارگزاران انتقال پول کمک بگیرید.

محدودیت‌های سرویس Google Drive (گوگل درایو)

وقتی صحبت از سرویس Google Drive می‌شود، به این معنی نیست که می‌توانید یک حساب مانند یک هارد دیسک خارجی بر روی آن باز کنید و محدودیتی برای آن نیست. بلکه این حرف کاملاً برعکس است و در این سرویس محدودیت‌های خاصی وجود دارد. قبل از هر چیز مراقب میزان حجم اینترنت خود باشید، زیرا هنگام استفاده از سرویس گوگل درایو برای آپلود فایل و دسترسی مجدد به آن، به انداره فایلی که آپلود یا دانلود می کنید حجم اینترنت شما کم خواهد شد. برای مثال، اگر یک فایل 500 مگابایتی را در حساب گوگل درایور خود آپلود می‌کنید، به همان اندازه فضای اینترنت نیاز دارید. بعد از آن، هر زمان که بخواهید به این فایل و اطلاعات آن در هر دستگاهی دسترسی داشته باشید، باید از ۵۰۰ مگابایت اینترنت برای دانلود فایل استفاده کنید. پس با این اوصاف می‌توان نتیجه گرفت که گوگل درایو حداقل در ایران گزینه مناسبی برای ذخیره فایل‌های حجیم نیست.

در ضمن گوگل درایو خود هم دارای محدودیت‌هایی است؛ گوگل به هر کاربر اجازه می‌دهد تا حداکثر 15 گیگابایت اطلاعات را در حالت عادی به صورت رایگان در حساب خود ذخیره کند. به هر علتی، اگر کاربری بخواهد اطلاعات و فایل‌های بیشتری را داشته باشد، باید اشتراک ماهانه ای خریداری کرده و هزینه آن را بپردازد.

ابزارهای موجود در گوگل درایو

گوگل درایور علاوه بر ابزارهایی که برای دانلود و به اشتراک گذاری داده‌ها ارائه می‌کند، می‌تواند با سرویس‌های دیگری مانند گوگل فوتوز، گوگل شیتس، گوگل اسلایدز و گوگل داکس هم تعامل داشته باشد. با این کار به کاربران اجازه می‌دهد فایل‌ها و اسناد خود را به صورت آنلاین ویرایش کنند.

کارشناسان اهل فن، رقیب اصلی مایکروسافت (ورد، اکسل و پاورپوینت) را در بیشتر موارد سه سرویس اسلایدز (Slides)، شیتس (Sheets) و داکس (Docs) می‌دانند. هر کدام از این سرویس‌ها وب سایت جداگانه ای برای خود دارند، اما در تعامل با گوگل درایو هم هستند و کاربر می‌تواند به طور هم‌زمان از تمامی خدمات این سرویس‌ها استفاده بهینه کند.

علاوه بر سرویس‌های گوگل، می‌‌توانید صدها برنامه و سرویس کاربردی خود را هم به گوگل درایور متصل کنید و فایل‌های خود را مستقیماً از آن دانلود کنید یا از این برنامه‌ها برای ویرایش فایل‌های خود استفاده کنید.

آموزش ساخت جیمیل برای ثبت نام رایگان در گوگل درایو

ثبت نام و دسترسی به خدمات گوگل آسان است. بیشتر کار از قبل انجام شده و بعد از ایجاد اکانت جیمیل، شما فقط باید حساب خود را در دستگاه‌هایی مانند رایانه و تلفن همراه که قرار است با آن کار کنید “همگام سازی” کنید. سپس با استفاده از اپلیکیشن مربوط به هر یک از سرویس‌های معروف یا مرورگر‌ها (گوگل و کروم) وارد دنیای خدمات گوگل می‌شوید. البته بسیاری از سرویس‌های گوگل برای کاربران ایرانی غیرفعال‌اند، اما می‌توانید با ساختن اکانت جیمیل و استفاده از سرویس گوگل درایو از آن‌ها هم بهره‌مند شوید.

• برای ایجاد یک حساب جیمیل به این آدرس مراجعه کنید.
• فیلدهای مربوط را با اطلاعات صحیح پر کرده و جوری بنویسید که در صورت فراموشی رمز عبور، قادر به بازیابی آن باشید.
• نام کاربری و آدرس جیمیل شما یکی است، سعی کنید نام کاربری را به شکلی انتخاب کنید که بعداً نیازی به تغییر آن نباشد.
• این امکان وجود دارد که نام کاربری شما قبلاً توسط کاربر دیگری ثبت شده باشد، پس بهتر است با افزودن یک شماره یا با استفاده از پیشنهادهای گوگل، نام کاربری قبلاً ثبت نام نکرده را قبول کنید. در غیر این صورت با خطای گوگل روبرو خواهید شد.
• سعی کنید رمز عبوری انتخاب کنید که هرگز فراموش نخواهید کرد. البته بهتر و ایمن‌ترین راه این است که از انتخاب سال تولد خودداری کنید تا هکرها نتوانند از این کار سود کنند. به شما توصیه می‌کنیم رمزهای عبور که ترکیبی از حروف، اعداد و سایر کاراکترها هستند را در الویت داشته باشید تا قابل حدس زدن نباشد و توسط گوگل  به سرعت تأیید شوند.
• توجه داشته باشید که در قسمت نام کاربری و رمز عبور نباید بین حروف و اعداد فاصله بگذارید.
• وقتی تمام فیلدها را پر کردید روی Next کلیک کنید تا به مرحله بعد بروید. پس از تکمیل اطلاعات و تأیید شرایط گوگل، حساب کاربری شما ایجاد می‌شود و می‌توانید از خدمات گوگل استفاده کنید.

نتیجه‌گیری

همان طور که گفتیم گوگل درایو، برای ذخیره فایل‌ها و اسناد مهم کاربران بسیار مفید است و امکان ایجاد فایل‌های داک گوگل، صفحات گسترده و اسلایدها بر روی آن می‌تواند برای برخی افراد و مشاغل بسیار مفید و پول‌ساز باشد. حال که می‌دانیم گوگل درایو چیست و چه کاربردی دارد؟ فراموش نکنید که حجم رایگانی که گوگل برای هر اکانت گوگل درایو ارائه می‌کند به طور متوسط ​​15 گیگابایت خواهد بود و برای دریافت حجم بیشتر باید هزینه اشتراک ماهانه پرداخت کنید. نظر شما درباره این سرویس کاربردی گوگل چیست؟ یا تاکنون از این سرویس استفاده کرده اید؟ شما می توانید نظرات خود را با ما و دیگر خوانندگان تکنوسان مگ به اشتراک بگذارید.